(1)质量记录是记载本组织的产品或服务过程质量形态、质量管理体系运行状态和结果的文件。

就服务质量形成状态来说，不仅记载其质量从始到终的形成过程状态，也应记载其质量形成的最终状态和结果。

基于以上的质量记录的内涵，各组织在确立质量记录的对象时，可以根据实际需要和合同要求而定。质量记录不只是记载产品质量最终状态或结果，质量记录应记载整个产品质量功能产生、形成、验证、保持和实现全过程和体系运行过程及其结果。

(2)质量记录是反映一个组织的产品满足质量要求程度或质量管理体系运行有效与否的客观证据的文件。

质量记录应该能够直接、间接地证明服务工作能否满足技术要求、合同要求和法规要求，能够证明本组织的质量管理体系是否按规定条件运行，是否达到预期的有效性。在合同环境下应能证实组织按合同规定履行了相应要求，并已获得了满意的结果。

(3)质量记录是进行可追溯性，采取纠正和预防措施，进行质量改进的重要依据。

服务质量管理活动的追溯主要是依据质量记录。采取纠正措施以及进行质量改进活动也都需要依靠质量记录所提供的信息来分析评价和验证。

(4)质量记录表格应受控,填好的记录应管理。

对质量记录表格应像文件一样进行控制，对填写好的质量记录，应制订质量记录的标识、编目、归档、存贮、保管和处理程序，并贯彻执行。特别要明确规定每种记录的保存期。